5 טיפים "מצילי חיים" בזאפייר – Zapier

משתמשים ב-Zapier? הינה כמה טיפים שיצילו לכם את החיים. כותב לכם את המאמר הזה כדי לתת מהניסיון שלי על דברים שעובדים ולא עובדים בזאפייר, הלוואי שהייתי קורא אותו לפני שנה.

קרדיט לכותב הפוסט: Sagi Shani

יאללה בואו בנתחיל:

טיפ #1 – אוטומציה לאוטומציה 
שאלה: מה הזאפ הכי חשוב בזאפייר? תשובה: זאפ שעובד!
טוב, נשמע די ברור… רק שלפעמים בגלל גחמות של זאפייר (ולפעמים בגלל אשמתינו) קורה שזאפ הופך ל- OFF (זה קורה בד"כ אחרי 5-6 פעמים של ERROR ברצף). ואז מקבלים את ההודעה המלחיצה למייל שהזאפ נכבה ודרושה פעולה מיידית.
תסכימו איתי שזה משהו שאנחנו חייבים לדעת עליו במיידי, ולא לגלות אחרי כמה ימים רחמנא לצלן..

אז מה עושים?
בהתחלה הגדרתי זאפ עם טריגר של מייל פארסר, שמטריג כל פעם שמתקבל מייל מזאפייר עם כותרת [Action Required] – מיילים מהסוג הזה בד"כ מתייחסים לזאפ שנכבה.
עם הזמן השתדרגתי ובניתי זאפ עם טריגר של zapier manager שמטריג על זאפ שנכבה, הופך אותו ל- ON ושולח לי מייל עדכון (תמונה מס' 1). ככה הבעיה נפתרת מיידית, ואני מקבל עדכן.

טיפ #2 – שימוש בתיקיות 
הגישה שלי באוטומציה היא לכוון לבנות משהו פעם אחת שיעבוד לכמה שיותר זמן. לפעמים, יש לנו זאפים שצריך לעדכן כל תקופה מסוימת (כמו עדכון של המחזור, הכותרת וכו'), וזאפים כאלה מומלץ לשים בתיקייה ייחודית שנקראת "זאפים לעדכון". ככה נדע למצוא בקלות זאפים שצריך לעדכן. בנוסף, מומלץ לעשות תיקיות לפי אופי העסק, בין אם זה חלוקה למוצרים, לתהליכים וכו'. העיקר שלא תיקיית HOME אחת עם עשרות זאפים.

טיפ #3 – כמה מילים על ERRORS לפעמים זאפייר יכול "להטעות" ולהראות ERROR על אקשן שדווקא כן עובד (תמונה 3). שבוע שעבר למשל קיבלתי ERROR על אקשן של הוספת נרשם לרב מסר: למרות שהליד כן נכנס לרשימה בר מסר – זאפייר הראה לי הודעת שגיאה ולא יכלתי לעשות ON.
הפתרון: קודם כל לבדוק עם התמיכה של המערכת עצמה למה זה קורה, אבל מה שאני עשיתי זה לצאת מהזאפ ולעשות ON מהמסך הראשי, עד עכשיו זה עובד למרות הסימן של השגיאה.

אה ועוד משהו לגבי ERRORS, במיוחד לאלה שמנהלים חשבון זאפייר עבור לקוחות: ברירת המחדל של המערכת היא לשלוח התראות חוזרות למייל כשיש ERROR על אקשן מסוים. ממליץ לכם להיכנס להגדרות ולשנות ל- "Always" במקום "Repeated" (תמונה 3א').

טיפ #4 – שם לכל זאפ 
כדי שיהיה לכם סדר בזאפים חשוב לתת שמות במתכונת קבועה לכל זאפ, ככה תוכלו למצוא בקלות זאפים מסוימים.
למשל – ליד מרב מסר לפייפדרייב / לקוח מפייפדרייב לאינפוריו וכו'.

בזמן האחרון התחלתי גם לתת שמות לטריגרים ולאקשנים ברמה כזאת שמישהו אחר יבין מה עשיתם (אגב, המישהו אחר הזה יכול להיות אתם, שמסתכלים על זאפ שבניתם לפני שנה ולא מבינים למה התכוון המשורר >> תמונה 4) יש גם Note כללי לכל זאפ ששם אפשר לרשום הערות מיוחדות – מאוד שימושי!

טיפ #5 – אל תגעו לי בפילטר! 
הטיפ הזה מיועד בעיקר למשתמשי פייפדרייב:
אני בטוח שיש לכם לפחות זאפ אחד עם אקשן של
Deal matching filter, (שמטריג על Filter מסוים בפייפדרייב) קורה שלפעמים אתם (או הלקוח) משנים משהו בפילטר, ואז כל הזאפ משתנה וקורים דברים ממש מוזרים בפייפדרייב (בכנות, למי זה קרה?) ההצעה שלי היא לשים כוכביות *** על כל פילטר שמטריג בזאפייר ולעדכן את הלקוח, אפשר גם להוסיף בשם של הפילטר "לא לשנות״!